Auditoria fiscal: por que notas recebidas são o ponto frágil
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Numa auditoria ou fiscalização, notas recebidas costumam ser o ponto mais frágil das empresas. Não porque haja irregularidade, mas porque quase ninguém tem certeza de possuir todas elas.
O que costuma ser pedido
- Os XMLs das notas do período, não apenas relatórios ou PDFs.
- A correspondência entre notas, lançamentos contábeis e pagamentos.
- Justificativa para retenções aplicadas ou não aplicadas.
- Comprovação da guarda pelo prazo legal.
Como se preparar antes de precisar
A preparação real é ter, todo mês, a lista completa do que foi emitido contra o CNPJ, obtida direto na fonte oficial e não dependente do envio pelo fornecedor. Auditoria raramente avisa com antecedência suficiente para reconstruir histórico.
Perguntas frequentes
Por quanto tempo preciso guardar as notas?
O prazo de guarda de documentos fiscais eletrônicos é longo e varia conforme o tributo envolvido. Como o XML é leve, o custo de guardar por período generoso é baixo perto do risco de não ter.
Relatório do sistema substitui o XML?
Não. O XML é o documento fiscal com valor legal. Relatórios ajudam na análise, mas não substituem o arquivo original numa exigência.
Veja também o prazo de guarda das NFS-e recebidas.