Nota fiscal duplicada: como identificar e evitar
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Nota duplicada na contabilidade infla despesa, distorce apuração e costuma aparecer só na conciliação. A boa notícia é que existe um identificador que resolve o problema de forma definitiva.
Use a chave de acesso, não o número
Número de nota se repete entre fornecedores, entre séries e entre anos. A chave de acesso é única por documento em todo o país. Qualquer controle de duplicidade que use número em vez de chave vai falhar em algum momento.
De onde vêm as duplicações
- O mesmo XML importado de duas fontes: e-mail do fornecedor e consulta oficial.
- Lançamento manual somado à importação automática do mesmo documento.
- Reimportação de um período já processado.
- Nota substituída registrada junto com a original.
O caso que não é duplicidade
Substituição não é duplicidade: são dois documentos distintos, com chaves distintas, onde um substitui o outro. O tratamento correto é registrar a substituição, não apagar um dos dois como se fosse repetição.
Perguntas frequentes
Dois fornecedores podem emitir notas com o mesmo número?
Sim, e isso é normal. A numeração é sequencial por emissor, então repetição entre empresas diferentes é esperada. Só a chave é única globalmente.
Como corrigir uma duplicidade já escriturada?
Estornando o lançamento indevido. Se a competência já foi apurada, pode ser necessário retificar, o que reforça o valor de detectar antes do fechamento.
A IntegroBR Recebidas deduplica por chave de acesso na origem, então o mesmo documento nunca entra duas vezes, mesmo que seja capturado mais de uma vez.