Como organizar os XMLs das notas fiscais
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XML de nota fiscal é arquivo pequeno, mas em volume ele vira um problema de organização. Sem um critério definido desde o começo, encontrar um documento específico dois anos depois vira garimpo.
Um critério que funciona
- Separar por CNPJ, quando a empresa tem mais de um.
- Depois por ano e mês de competência, não por data de download.
- Depois por tipo de documento e por papel: recebida ou emitida.
- Nomear o arquivo pela chave de acesso, que é única e não se repete.
O que costuma dar errado
Guardar em pasta pessoal de um funcionário, depender de download manual, organizar por data de recebimento do e-mail em vez de competência, e guardar só o PDF. Os quatro aparecem juntos com frequência, e o efeito só se manifesta quando alguém precisa de um documento antigo.
Perguntas frequentes
Preciso guardar PDF também?
O PDF é conveniente para leitura humana, mas o que precisa ser guardado é o XML. O PDF pode ser gerado de novo a partir dele.
Nuvem serve para guarda fiscal?
Serve, desde que garanta integridade e disponibilidade pelo prazo exigido. O ponto de atenção é depender de conta pessoal de alguém, que some quando a pessoa sai da empresa.
A IntegroBR Recebidas guarda os XMLs capturados e permite exportação em lote, organizada por empresa e período.