Retenções de ISS, PIS, COFINS, CSLL, IRRF e INSS na emissão de NFS-e por planilha
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Nem toda NFS-e sai com o valor cheio pro prestador: em vários serviços, o tomador é obrigado por lei a reter um ou mais tributos na fonte e recolher diretamente. Quem emite em massa por planilha precisa conseguir declarar essas retenções nota a nota, sem virar um cálculo manual à parte.
Quais retenções a planilha aceita
Cada linha da planilha tem colunas próprias pra declarar retenção de ISS, PIS, COFINS, CSLL, IRRF e INSS. Nenhuma é obrigatória: só entra no XML da nota se a linha tiver valor preenchido naquela coluna, então uma nota sem retenção nenhuma continua funcionando normalmente, sem precisar zerar ou remover campos.
Quem decide se há retenção
Isso não é uma regra da plataforma, é uma obrigação que nasce da legislação (municipal, no caso do ISS; federal, nos demais tributos) e do enquadramento de quem presta e de quem toma o serviço. A planilha só registra o que já foi decidido: se o ISS deve ser retido pelo tomador, por exemplo, quem preenche a planilha marca o valor retido na coluna correspondente, e ele sai destacado na nota.
Onde isso aparece depois de emitida
- No PDF (DANFSe) da nota, cada retenção declarada aparece destacada, separada do valor líquido do serviço.
- No XML, os valores ficam nos campos próprios da DPS, prontos pra qualquer sistema contábil que leia o documento fiscal identificar automaticamente.
- Uma nota com retenção incorreta segue a mesma regra de qualquer outra: enquanto não estiver autorizada, dá pra corrigir o valor e reenviar; depois de autorizada, só cancelamento resolve.
Perguntas frequentes
Preciso calcular a alíquota de cada retenção antes de preencher a planilha?
Sim, a alíquota e a obrigatoriedade de cada retenção dependem da legislação aplicável ao serviço e ao enquadramento tributário das partes; a planilha registra o valor já calculado, não decide se a retenção é devida.
Dá pra emitir parte das notas com retenção e parte sem, no mesmo lote?
Sim, cada linha da planilha é independente. Um mesmo arquivo pode ter notas com retenção de ISS, outras com PIS/COFINS/CSLL, e outras sem retenção nenhuma, todas emitidas juntas.
Veja também como funciona a emissão de NFS-e em massa por planilha de ponta a ponta. A IntegroBR Recebidas emite notas com retenções declaradas direto na planilha e monitora automaticamente as notas recebidas de fornecedores, no mesmo painel.