Como calcular o retorno de automatizar o recebimento de notas
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Calcular o retorno de automatizar o recebimento de notas não depende de uma média de mercado: depende dos números reais da sua própria rotina hoje. O método é simples: medir o custo atual, estimar o ganho, e comparar com o custo da automação.
Custo da rotina manual hoje
Some o tempo que pessoas gastam, por mês, consultando notas manualmente, cobrando fornecedores por documentos e corrigindo divergências de conciliação, multiplicado pelo custo daquela hora de trabalho. Esse é o custo real da rotina manual, mesmo que hoje pareça “só um tempinho aqui e ali”. Os erros mais comuns do monitoramento manual também entram nessa conta, mesmo que sejam mais difíceis de somar em horas.
Ganho estimado com automação
Estime quanto desse tempo desaparece com a automação (normalmente a maior parte da busca e organização), mantendo só a análise de exceções como trabalho humano. Veja também como a automação reduz erros na conciliação, que também representa um ganho, ainda que mais difícil de quantificar em horas.
Tempo de retorno
Compare o custo mensal da solução escolhida com o custo mensal que a rotina manual representa hoje: a diferença, dividida pelo investimento inicial (se houver), dá uma ideia de quantos meses até o retorno começar a compensar.
Perguntas frequentes
Empresas pequenas conseguem calcular esse retorno também?
Sim, o método é o mesmo, só a escala dos números muda. Mesmo com poucas horas de trabalho manual por mês, vale colocar o cálculo no papel: às vezes o retrabalho parece pequeno até ser somado.
Antes de calcular, vale ter clareza sobre o que pode ser automatizado na sua rotina específica. A IntegroBR NFS-e Recebidas tem planos que você pode comparar diretamente com o custo da rotina manual atual, para o período que quiser monitorar.