NF-e autorizada, rejeitada, denegada ou cancelada: qual a diferença
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Uma NF-e pode assumir quatro situações principais perante a SEFAZ: autorizada, rejeitada, denegada e cancelada, e confundir uma com a outra costuma levar a decisões erradas sobre o que fazer com o documento.
Autorizada
É o status normal de uma nota válida: passou pelas validações da SEFAZ e recebeu autorização de uso. É esse o documento que deve ser considerado para fins fiscais.
Rejeitada
Acontece quando a nota tem algum erro de preenchimento ou inconsistência que impede a autorização: a SEFAZ nem chega a processá-la como documento válido. Uma nota rejeitada pode, em geral, ser corrigida e reenviada pelo emitente.
Denegada
Diferente da rejeição, a denegação acontece quando o emitente ou o destinatário está em alguma situação cadastral irregular perante o Fisco (por exemplo, CNPJ inapto). A nota denegada não pode ser corrigida e reenviada com o mesmo número: ela fica definitivamente inutilizada.
Cancelada
É uma nota que chegou a ser autorizada normalmente, mas foi anulada depois, dentro do prazo e das regras previstas, diferente de rejeição ou denegação, que impedem a autorização desde o início.
Perguntas frequentes
Uma nota rejeitada pode ser corrigida e reenviada?
Sim, na maioria dos casos, a rejeição aponta um problema de preenchimento que, corrigido, permite ao emitente enviar a nota de novo, muitas vezes até com o mesmo número.
Uma nota denegada pode ser reemitida com o mesmo número?
Não, a denegação está ligada à situação cadastral de quem participa da operação, não a um erro de preenchimento. O número da nota denegada fica inutilizado; corrigida a situação cadastral, uma nova nota (com outro número) pode ser emitida.
Do lado de quem emite, veja também como acompanhar o que sua empresa emite, já que rejeição e denegação são exatamente o tipo de problema que passa despercebido sem esse acompanhamento. A IntegroBR monitora o status das NF-e (recebidas e emitidas) para o período que você escolher.